第９章 公開プレゼンテーション
- 概要 ・日時：平成２３年９月１０日（土）１３：３０〜１７：００
- 準備
- シナリオ作り ・公開プレゼンテーション当日の全体の進行を決定し、その進行に沿って、誰が何をし、何をしゃべるかの大筋を検討します。
- 役割分担 ・司会者を誰にするか？実行委員会のメンバーのＫ氏を選任しました。
- 会場下見 ・本番前、会場レイアウトが図面通りに納まるか確認が必要です。
- 表彰式の準備 ・表彰式の当日に投票により入賞者が決まります。その場で表彰状に名前を入れるのは落ち着かないので、事前にあらゆる可能性を想定して作成しておきました。また各賞に応じた賞金（小為替）を用意します。
- 受付の準備 ・来場者のチェック用の名簿、当日に投票申し込み用の領収書及び投票用紙等を用意します。
- 会場設営
- マスコミの取材対応 ・公開プレゼン開会前にカメラを持ったテレビ局の取材陣が二組やってきました。先行の組は前室の作品展示の状況をカメラに収めていました。後から来たテレビ局からインタビューの申し入れがあり、実行委員会会長が受けました。
- 公開プレゼン
- 会場投票及び結果報告
- 表彰式
会場
・場所：広島県立美術館地下１階講堂
・出席者：上位５者及び特別賞２者、特別審査委員
・上位５者のプレゼン後、第２次投票及び結果報告
・表彰式
当日配布資料
当日配布資料
・後は、それぞれの担当者が責任を持って具体的な内容を詰めていきます。
・司会の開会→会長の主催者あいさつ→司会の留意事項説明→プレゼン者の説明→質疑応答→・・・・。
・プレゼンの公平を期すために、説明時間等の管理をする人が必要です。これも実行委員会のメンバーのＭ氏を選任しました。
・特別審査委員の立会いの下、投票を集計し、結果報告を行う人が必要です。集計はＭ氏と私が行い、報告は私がすることにしました。
・記録のための写真担当は協力者のＭ氏にお願いしました。
・その他、受付係、特別審査員対応、パソコン担当、マスコミ担当、会場設営担当、表彰状受渡し担当等を決めます。
・パソコンとプロジェクターとスクリーンの関係も不安でした。実際に試写して問題ないことを確認しました。
・プレゼン者用、特別審査委員用、実行委員用に色分けしたリボンも用意します。
・当日の配布資料として、プレゼンの概要及び提案作品の写真一覧と来場者の感想や意見等を聞くアンケート用紙を用意しました。
受付
案内パネル
入賞候補作品展示
・準備担当者が全員集まったところで、段取り等の事前説明をする予定でしたが、集合がバラバラで、そのうちに美術館の方からパネル搬出等の指示がでたため、まともな説明もなしで作業がスタートしました。
・会場設営は大きく分けて、プレゼン会場、その前室の展示場、受付、審査委員控室の４エリアです。一番手間がかかるのは作品の展示です。倉庫から３０枚前後のパネルを運び出し、前室の両サイドに設置して全提案作品を張り付けなければなりません。
前回の作品展示で要領はわかっていましたが、大勢で手分けしてやる作業は、混乱が生じます。
あらかじめ展示パネルの展開図を用意しておいて、担当者が理解した上で作業に入らなければ、トラブルの度に作業が中断します。
今回は同級生やその奥さん、学生等の応援があり、人海戦術で何とか午前中に終了しました。
・プレゼン者には開会時間より少し早めに集合してもらい、各人の持ち込みデータとパソコンがうまくつながるか事前のチェックをしてもらいました。
・審査委員のＡ氏は前日に会ったばかりの外国人です。通訳の人は全く面識がありません。時間内に審査委員のメンバーが揃うかどうか、気がきではありません。
・インタビューを終えると開会が真近です。もう一つのテレビ局より同じようにインタビューの要請がありましたが、時間がないので断らざるを得ません。
・新聞記者も数社来ていましたが、表彰式が終わった後、解散する人ごみの中での取材は落ち着きません。この日の主役は入賞者達です。
プレゼン
・プレゼン者も賞がかかっているので、真剣そのものです。説明の良し悪しが、会場投票に大いに影響します。特別審査委員にはあらかじめ質問を考えて置いていただきましたが、客席からも質問が飛び出し、盛り上がりました。
・客席からプレゼン者に対して足を引っ張るような質問があると、投票に影響するから困ると思っていましたが、杞憂に終わりました。
会場投票
・別室で開票をしている間に、特別賞（賞金５万円）受賞者２名のプレゼンを行ってもらいました。投票ではなく、特別審査委員により選ばれているので、質疑応答は無しにし、思う存分の説明がなされたようです。
・会場に戻り、事務局の立場で結果を報告します。発表前は一瞬緊張感が漂います。誰が最優秀になるのか、プレゼン者は勿論、会場の人も知りません。
・公募要項発表の段階では、最優秀１点（賞金５０万円）、優秀２点（賞金１０万円）でしたが、入選候補５者のレベルが高かったため、後から佳作２点（賞金５万円）を追加しました。落選者を出さなかったのは正解でした。終了後、プレゼン者全員和やかな顔をされていたように感じました。
全員記念写真
・審査委員長の講評が特別賞に特化され、入賞作品等に触れていないのは、特別賞を選ぶための審査委員会だったからです。入賞作品は市民の投票により選ばれたものであり、それに対するコメントは敢えて控えられたものと思います。
・最後に全員による記念撮影をし、解散となります。直後に、新聞記者が受賞者等にコメントを求めていました。
雑感
公開プレゼン前の実行委員会に顔を出してもらえないか、中国新聞のＮ記者に声をかけたところ、足を運んでくれました。出来れば公開プレゼンの前に記事にしてもらい、幅広い人に会場に来てもらうことを期待したためです。
しかし、当日はプレゼン準備の打合せでピリピリしていました。細かいところの詰めやシナリオの最終確認をしているところにＭ氏が顔を出しました。Ｍ氏から取材する雰囲気ではありません。ついにはメンバー間で公開プレゼンはうまくいかないのでは？という意見が出る始末です。
当然、記事にはなりませんでした。悲観的な意見は土曜日にわざわざ公開プレゼンを聞きに来る人はいないだろうし、自分が一般市民なら絶対行かないと言います。私と会長は楽観論者で、なんとか成功させたいし、程ほどの人数は集まるだろうと期待していました。
そこで、観客が１００名を超えるか否か賭けをしました。超えれば、我々の勝ちで、超えなければ、負けです。人の出入りがあるので、正確な人数はわかりませんが、延にして６０名ぐらいの観客数かと思います。会場の平場には説明者、審査委員、実行委員等が座っているので、会場全体では１００名前後の数ですから、閑散とした感じはありません。
結局、我々が打ち上げの席で酒を注ぐ羽目になりましたが、悲観論者も内心は予想以上に上手くいったと思っていたのではないかと推察します。私も予想よりかは観客が少なかったけれども、公開プレゼンそのものは成功したと思っています。
次回は公開討論会について述べる予定です。
（２０１２．７．１５ 記載）